英文メールの書き方:会議への招待に対して逆に日時を提案する

こんなシチュエーション、お仕事でありませんか?

海外拠点で働く同僚から電話会議の招待が。来週に会議ができないか聞いています。

来週もいいけど、ちょうど明日は何も予定が入っていないので、できれば明日がいいな・・・

 

そんな時は、返信メールの中で逆に日時を提案しましょう。

来週会議を設定しようとしている相手に対して「来週じゃなくて、明日はどう?」と聞く場合、以下のことが気になるのではないでしょうか。

  • ▼自分の都合しか考えない自己中心的な人だと思われたくない
  • ▼ 「もしそちらの予定も空いていれば」といった、柔らかいニュアンスで日時を提案したい
  • ▼ 明日か来週か、相手に選ばせたい

 

感じよく日時を提案するには、以下のポイントをおさえましょう。

  • ▼ 「たまたま明日の予定が空いている」という風に伝わるように”I’m actually free tomorrow”と書く
  • ▼ 「もしそちらにも都合がよければ」という風に伝わるように”if that’s convenient for you”などと書く
  • ▼ 相手に決定権があることを明確にできるように”It’s up to you”などと付け加える

 

英語メールで「会議への招待に対して逆に日時を提案する」お手本を動画でチェック!

こちらの動画では、伝えるべきメッセージとニュアンスを書き手が考えているところから、実際にメールを書く様子までをご覧いただけます。

今後の仕事での英語メールの参考になれば幸いです。

Hello, everyone! Welcome to Bizmates Channel.
My name is Kyota.

In this E-mail Picks series, I'm going to show you some

of my business e-mails and I'm going to

show you how I would communicate my

message with the right feeling and the

right nuance. So today I got an email

like this from my colleague, John.

Let me read this for you:
Hi, Kyota.

I was wondering if we could set up a

conference call to discuss the next

campaign. When are you free next week?

Let me know.
Best, John.

OK, so he wants to have a teleconference

with me next week but in my mind, I'm thinking:

Well I'm free all day tomorrow,

I have nothing to do. So it will be great

if we can have the conference tomorrow

instead of next week.

But maybe John is busy and I don't want him to feel

pressured to open up his schedule so suddenly.

So to summarize, I want to say "if we can

have the conference tomorrow, that'll be

great, but if not, sometime next week is

OK too."

So here's what I'm gonna write:

Hi, John.

I'll actually be free tomorrow if that's

convenient for you. Otherwise, anytime in

the afternoon on the 13th, 15th or 16th will work.

It's up to you. I hope we can work

something out.
Best, Kyota.

OK, so as you can see, I have written that

I'm available for a conference tomorrow,

without being too aggressive. I wrote

"it's up to you"

so he won't feel pressured to open his

scheduled tomorrow just for me.

OK, so I'm going to send this e-mail to

John and hopefully we'll have a

teleconference tomorrow.

OK, so I hope that gives you an idea for

your future English business e-mails and

that's it for today so see you next week.

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