もう怖くない！英語で電話応対|必須フレーズと電話対応の会話例

ビジネスにおいて、メールでのコミュニケーションが増えた昨今でも、電話はとても重要なツールです。それにもかかわらず、相手の表情やジェスチャーが見えないことから、電話を苦手とする人は多くみられます。

でも電話対応には定番のフレーズがたくさんあるので、それらを覚えることでしっかりと対応できるようになるでしょう。この記事では、シーン別に電話を受ける時とかける時のポイントや、電話対応で緊張しないコツなどを紹介します。

「電話」を意味する英単語

基本中の基本！「電話」って英語でなんて言うのでしょう？電話は身近なアイテムですから、英会話では略した言い方もよく耳にするはずです。

次に、「電話をする」や「電話をもらう」といった、動詞としての「電話」を意味する英単語をご紹介します。

電話を受ける時の英語

ここでは、電話を受ける時のフレーズをシーン別に解説します。最後に例文も挙げるので、参考にしてみてください！

電話を受ける時

電話を受けたらまず、会社名と自分の名前を名乗り、要件を聞きます。「How can I help you?」と「May I help you?」を合わせて「How may I help you?」とすることも可能です。

相手の名前や会社名を確認する時

電話をかけてきた人が、名前や会社名を名乗ってくれない場合もあるでしょう。その場合は、こちらから名前を確認する必要があります。また、自分宛ての電話だとしても、誰からの電話なのかわからないと戸惑ってしまいますよね。

上記のフレーズを必要に応じていつでも使えるように身につけておきたいところです。

また、相手が「Could I speak to 〇〇?」と問いかけてきて、自分宛の電話だった場合は次のように返します。

電話の相手と面識があるかないかで、電話の受け方は以下のように変わってきます。

相手に少し待ってもらう時

担当者が席を離れていないか確認する時は電話を一旦保留にするため、電話口の相手を待たせてしまうことになります。その場合は、「少々お待ちください。」といった一言を加えます。

担当者が不在 or 手が空いていない時

電話を引き継ぐ担当者が不在の時、また担当者がミーティング中などで手が空いていない時もありますよね。その時は、「申し訳ありませんが（I’m afraid）」「残念ながら（I’m sorry）」という一言を添えて、電話に出られない旨を相手に伝えましょう。

担当者が不在だった場合の対応の仕方

担当者が電話に対応できなかった場合、そのまま電話を切るわけにはいきません。電話があったことを伝えるべきか、伝言を預かるのか、折り返しの電話をさせる必要があるのか、など電話をかけてきた相手に確認しましょう。

聞き取れない時

電話口で聞き取れなかった場合は、正直にその旨を伝えましょう。聞き返すのが失礼だと思い、そのままにしておくと、後々トラブルになってしまう可能性もあります。

電話を切る時

電話を切る時に限らず、話を切り上げる場面には必ず決まり文句があります。上記のフレーズを覚えておくと、電話応対がグッと楽になりますよ。さらに、電話をもらったことに対するお礼を一言述べる前に他にも要件がないかを聞くことで、より丁寧な印象を与えます。

電話を受ける時の会話例

電話応対は仕事のコミュニケーションスキルです。本来は、職場の先輩などが電話に出ている様子を目にすることでやり方をイメージし、実際に電話を受けて失敗と成功を重ねることでスキルとして定着していきます。しかし日本に住んでいる限り、英語で電話応対をしている同僚を見かける機会は限られます。

そこでここからは、先ほど紹介したフレーズが使われる会話例をお見せします。会話例を見ることで、電話対応のシチュエーションをイメージし、何度も声に出して練習してみてください。

基本的な電話対応

まずは基本的な電話のやりとりを見てみましょう。

相手が名乗ってくれない時の電話応対

相手が名乗るのを忘れている場合は、すぐに聞きます。相手の名前を聞いたら、すぐに名前を繰り返すと丁寧な印象につながります。

話しているうちに相手の名前を忘れてしまった時は、この会話例のように電話を切る前にもう一度聞きましょう。

電話をかける時の英語

次は、電話をかける時のフレーズと気をつけるポイントについて見ていきましょう。

相手が電話を取ったら

電話をかける時には、まずは自分の会社名と名前を名乗りましょう。その後、電話の目的や誰につないでほしいのかなどの要件を伝えます。名乗る際には、「This is〜」の他に「My name is〜」も使えます。

担当者につないでもらう

通常 Mr. や Ms. のあとは名字のみを言いますが、電話を訪ねる時はMr. Kevin Smithなどと、フルネームを言うと相手にもわかりやすくなります。

電話の目的を伝える

電話をかける際には、自己紹介はもちろん、「I’m calling to〜」と電話の目的を伝えることも忘れないようにしましょう。

担当者が不在の時

“Would you mind…?” は「〜しても構いませんか？」という意味なので、”No”は「OK」という意味の返答になり、慣れが必要です。

電話を切る時

電話を切る時は、別れを告げる前に「次のアクション」を述べるとスムーズに会話を切り上げられます。

すると話を切り上げる雰囲気になるので、相手にお礼を言い、電話を切ります。

電話をかける時の会話例

ここからは「電話をかける時の英語」で解説したフレーズをもとに、実際の電話での会話例をお見せします。

基本的な問い合わせ

電話の目的が問い合わせである場合の会話例を見てみましょう。

担当者が不在の時

電話をかけたところ、目当ての担当者が不在であった場合の会話例を見てましょう。

ここでは、担当者が不在であるため電話をかけ直すことにしましたが、急ぎの用件で他の担当者につないでほしい場合もあるでしょう。その場合は、「Is there someone else I can speak to about this matter?（本件についてわかる他の担当者につないでいただけますか）」などの表現を覚えておくのもおすすめです。

英語での電話が緊張する理由とその対策方法

ビジネスシーンでも欠かせない英語対応ですが、電話に苦手意識を持っている人は少なくないでしょう。ここでは、電話対応が緊張する理由やその対応方法などについて解説します。

英語での電話応対、緊張するのはなぜ？

実は、英語での電話応対は日本語での電話応対と同様、使うフレーズがある程度限定されています。英語が流暢でなくても、ほんのわずかなフレーズを使えるだけで対応できるのです。

しかし、たとえフレーズを暗記したとしても緊張してしまうのは、以下の理由が考えられます。

・相手が早口
・様々な英語の訛りに慣れていない
・相手の表情やジェスチャーが見えない
・自分の話した内容が相手にしっかり伝わっているか不安
・困った状況でなんと言って「逃げ」ればいいのかわからない
・周りの同僚が聞いている中で失敗するのがこわい

緊張する理由をよく見ると、新卒社員が日本語での電話応対で緊張する理由と全く変わりません。でも数ヶ月経つ頃にはほぼ誰でもスムーズに対応できるようになります。

緊張しなくなるために唯一できることは、場数を踏むことだけなのです。やりとりに慣れていなければ、たとえここで紹介したフレーズを暗記していたとしても、いざという時に発話できないのです。

対策方法は？

短期間で英語の電話対応を身につけたい場合は、ビジネス特化型オンライン英会話のBizmatesをぜひ利用してみてください。Bizmatesのオンライン英会話では、英語での電話応対や電話会議、英文メールなど、目的別の専用教材を使って、体型的英語でのコミュニケーションスキルを体系的に学習することができます。

ビジネス経験と学習者への思いやりにあふれた外国人トレーナーと一対一のオンラインレッスンは「失敗してもいい場」です。ロールプレイを通して実践練習するところまでがレッスンですから、ご自分の部屋で電話応対の場数を踏むことが可能です。

また、オンラインでの学習となるので、時間や場所を選ばずに学習できるのもポイントです。ご興味のある方は、まずは無料体験レッスンを受講してみてくださいね。

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【英語学習のTIPS】

巷には英語のリスニング教材がたくさんありますが、英会話教材の音声に多く見られる「きれいな発音」「きれいな英語」だけ聞いていりだけでは実際的なスキルとして英語のリスニング力は向上しません。なぜなら、きれいな英語を話す人は、少数派だからです。

英語を話す世界人口は17億人以上ですが、そのうちネイティブスピーカーはたった20%です。ほとんどのイングリッシュスピーカーは、なんらかの訛りがあります。ネイティブスピーカーであっても、訛りの強いイギリス英語やアメリカ英語もあり、やはり多文化の相手との英会話の場数を踏んでいなければ、聞き取りはいつまでも難しいままです。

逆に言えば、日頃から英会話をする習慣をつけさえすれば、特に意識しなくても自然にリスニング力は向上していきます。毎日好きな時間に英会話ができるオンライン英会話は、日本にいながら英語を習慣的に話す環境を整えられるように生まれたサービスです。ぜひ活用してください。

まとめ

この記事では、多くの人が苦手とする電話対応のポイントや使えるフレーズなどを紹介しました。電話対応には定型フレーズが多いので、考えるよりもまずは何度も繰り返して体に染み込ませることが何よりの近道です。失敗を恐れずに練習してみてくださいね！