ビジネス英語
2023.01.31
「書類」を英語でいうと？どんな書類かによって使い分けが必要なことに注目
日常やビジネスで書類を用意したり、記入したりすることは頻繁にありますよね。
書類を意味する英語といえばdocumentを思い浮かべるかもしれませんが、document以外にも書類を意味する英語表現はたくさんあります。
今回は「書類」のさまざまな英語表現について解説します。
どんな書類について話すのかによって、使い分けできるようになりましょう！
「書類」を英語で表現すると？
「書類」の英語表現について解説します。
それぞれの表現のニュアンスや例文も紹介するので、違和感のない表現を覚えましょう。
- 公的な記録・公文書「document」
- 紙の書類・論文「papers」
- 書類・手続き「paperwork」
- 申込書・申請書「form」
- 資料「material」
公的な記録・公文書「document」
Document
書類
もっともポピュラーな「書類」の英語表現。紙1枚の資料の場合は単数形ですが、基本的には複数形で使用します。
Eメールに書類を添付する際は「Attached documents」で添付書類という意味になります。
［例文1］
A: Have you had a chance to look over the documents I sent you?
先日お送りした資料はご確認いただけましたでしょうか？
B: Yes, I have. I have a question about it, actually.
はい、確認しました。内容に関して、お伺いしたいことがあります。
A: Could I have you sign this document?
書類にサインをお願いできますか？
B: Sure. I’ll sign it after I read through it, thanks.
わかりました。内容を確認したらサインしておきます。
A: Could you put together our data from last year in a single document?
昨年のデータを書類にまとめてもらえますか？
B: Certainly. When do you need this?
B: かしこまりました。期限はいつまででしょうか？
A: I forgot to bring the documents I was going to show today.
今日の会議でお見せする予定の資料を持ってくるのを忘れてしまいました。
B: We can make copies at a convenience store if you have the data with you.
データがあるならコンビニで印刷しましょう。
紙の書類・論文「papers」
papers
書類
話の文脈によって、paper はくだけた感じで公的な文書や論文、新聞、または単純に書類を指す単語になります。
Could you pass me the papers over there?
その書類を渡してくれますか？
Please fill these papers out and bring them with you on the day of the health check.
健康診断当日はこの書類に必要事項を記入して持ってきてください。
Can I shred these papers?
この書類はシュレッダーにかけてもいいですか？
All I need to do now is get these papers signed by the director.
あとは部長のサインをいただければ書類が提出できます。
There’s an interesting study written in this paper.
この論文には興味深い研究結果が記されています。
書類・手続き「paperwork」
paperwork
書類、手続き
paperworkとは、記入したり作成したりする必要のある「手続き」や、その手続きに必要な「書類」のことを指します。
報告書を作成する作業なども、paperworkと表現できます。
A: Have you applied for your visa?
A: ビザの申請は完了しましたか？
B: There were some problems in the paperwork, and I need to do it over.
B:書類に不備があって再提出になりました。
What kind of paperwork will this application require?
この手続きにはどのような書類が必要ですか？
I still have some paperwork to do, but I’ll be finishing up soon.
まだ片付けなくてはならない書類があるのですが、そろそろあがります。
申込書・申請書「form」
form
書類
formは、記入事項が決まっている申込書や申請書などの「書類」を指します。
また、formは「雛形・書式」という意味もあり、書類のなかでも形式が決まっている書類を指す英語表現です。
A: I’d like to apply for a 10-year passport.
10年のパスポートに申し込みたいのですが。
B: Could you fill out this form?
この申請書に記入をお願いできますか？
A: Can I apply on behalf of my child?
子供の代理人として手続きできますか？
B: Yes, if you could write your name and address, and sign your name here on this form.
こちらの書類に申込者のサインと代理人のお名前や住所を記入していただければ可能です。
A: Please write your name, address and contact number on this form.
この書類に住所・氏名・連絡先を記入してください。
B: Can I leave the other spaces blank?
その他の部分は空欄のままで構いませんか？
I’ll send you a form online. Please fill it out by the end of the month.
Web上でフォームをお送りしますので、必要事項を入力し、今月末までにお送りください。
資料「material」
material
資料
原料・材料という意味をもつmaterialですが、なんらかのもととなる資料としての「書類」という意味でも使われます。
たとえばプレゼンや研究などに必要な資料は、materialであらわすことが可能です。
資料という意味でのmaterialは、基本的に単数形になります。
A: How’s the presentation coming along?
プレゼンの準備の進捗はどうですか？
B: I’m still gathering some past material.
過去の資料を集めているところです。
A: I’d like to reference that material. Could you share it with me, too?
その資料を参考にしたいので、私にも共有していただけますか？
B: I’ll send you a link right now.
今リンクをお送りします。
I’d like to make some changes to the presentation material.
プレゼン資料の中身を少しいじりたいです。
The training material is not ready yet.
研修用の資料はまだ準備できていません。
さまざまな種類の「書類」
ここからはさまざまな種類の書類の英語表現を紹介します。
・機密文書 : classified document
［例文］
These are classified documents. Please handle with care.
機密文書なので取り扱いには気をつけてください。
・計画書 : plan
Which folder do we keep all our plans?
計画書はどのフォルダに置いてあるんでしたっけ？
・証明書 : certificate
You’ll need to present a balance certificate in order to apply.
申請には残高証明書が必要です。
・提案書 : proposal
We need to make some adjustments in our proposal.
提案書に修正を加えなければなりません。
・稟議書 : request for approval documentary evidence
The next step is to submit a request for approval.
次のステップは稟議書を出すことですね。
・添付書類 : attached document
I have outlined the schedule in the attached document. Please have a look through it.
添付書類にスケジュールを書き出しましたので、ご確認ください。
・参考書類 : reference
Don’t forget to list your sources in the reference section.
参考書類のページに参考文献をリストアップするのを忘れないでください。
・請求書 : invoice
Please send me an invoice at this email address.
請求書はこちらのメールアドレスに送ってください。
・見積書 : quotation
We haven’t received a quotation from Company A.
まだA社から見積書を受け取っていません。
書類に関する動詞の英語表現
書類に対して一般的に使われる動詞には以下のようなものがあります。
- 書類を受け取る : receive
- 書類を受け付ける : accept
- 書類を埋める : fill out
- 書類を送る : send
- 書類を請求する : request
- 書類を添付する : attach
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「書類」の英語表現まとめ
「書類」の英語表現は、どのような書類かによって使い分けが必要です。
多くの場合は「Document / Documents」で通じますが、シチュエーションに合った表現ができるよう、他の表現もマスターして英語の幅を広げましょう。
「書類」にまつわる表現を覚えて、ビジネス英会話で活用してみてくださいね！
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