「返信」って英語で何と言う? | 返信・お礼・催促の英文メール

メールやチャットはビジネスで欠かせないツールです。メールで相手に返事を求めるケースも日常的に訪れるでしょう。

そこで、ここでは「返信・返事」の意味を持つ英語表現と、その使い方について解説します。相手とスムーズにやり取りするコツや、催促する時のマナーについてもまとめたので、ビジネスで困った時の参考にしてみてください。



「返信」を英語で表現すると?

まずは、「返信」を英語で表現する4つの単語を紹介します。

reply(返信、回答)

reply
返信、回答
[例文1]
I replied to his e-mail.
彼にメールを返信しました。

Replyは名詞としてはもちろん、動詞でも使える便利な単語です。 相手の質問や要求に対し、意見や見解、回答など何らかの言葉を返すという意味になります。

[例文2]
Can you reply to the client’s e-mail by noon tomorrow?
明日の正午までに、クライアント返信しておいてください。
[例文3]
I haven’t received a reply from her yet.
まだ彼女から返信をもらってないです。
【覚えておきたい単語・イディオム】
by(~までに)

respond(返事する、応答する、反応する)

respond
返事する、応答する、反応する

Respondも「返信」の意味で使えますが、厳密には「何らかの反応を示す」という意味になります。言葉ではなく、SNSで「いいね!」するのもrespondの一種ですし、問いかけに対し表情の変化だけで気持ちを伝えるのもrespondです。

[例文1]
So far, 23 people have responded to the direct mails.
今のところ23名がダイレクトメールに反応しています。
[例文2]
Our campaign got almost no response at all.
前回のキャンペーンは反応がほとんどありませんでした。
[例文3]
Please respond to this invitation with either “Will come” or “Cannot make it.”
こちらの招待状には「参加」「不参加」のいずれかでご返信ください。

get back to(返信する、折り返す)

get back to
返信する、折り返す

「get back to」はメールだけではなく、口頭でも頻繁に使われる言葉で、「reply」よりもカジュアルなイメージです。メールに限らず、「また連絡します」という意味で、相手から何か質問や要望をもらった時にその返答内容を考える時間が欲しいことを伝えたい場合に使われます。

[例文1]
Thank you for getting back to me.
ご返信くださりありがとうございます。
[例文2]
I will look into it and get back to you as soon as possible.
お調べして、すぐに折り返します。
[例文3]
I’ll get back to you before the end of the day.
今日中にまた連絡します。
【覚えておきたい単語・イディオム】
look into(調べる、調査する)

write back(返信する、返事を書く)

write back
返信する、返事を書く
[例文1]
You should write back to your client today.
今日中に先方に返事を書いた方がいいですよ。

Get back toとは異なり、write backはメールや手紙の返信という意味であり、口頭の返事には使われません。

ちなみに、writeをつかった構文には以下のパターンがあります。目的語を言うタイミングやToの有無に注目です。

  • I wrote an e-mail to Sarah.
  • I wrote Sarah an e-mail.
  • I wrote back to Sarah.
  • I wrote an e-mail back to Sarah.
[例文2]
Please write back to him as soon as possible.
できるだけすぐに返事を書いてください。
[例文3]
Try not to write a long message back.
長々とした返事は書かないようにしてください。
【覚えておきたい単語・イディオム】
as soon as possible(できるだけ早く)

【シチュエーション別】メールの返信に関連するフレーズ

ここでは、メールの返信に関連する以下のシチュエーション毎に役立つフレーズを紹介します。

  • 返信が遅れたことを謝る
  • 返信を催促する
  • 返信のお礼をする
  • 返信が不要である旨を伝える

返信が遅れたことを謝る


仕事で返信するのが遅れてしまった場合、日本語ではかしこまった言葉で謝罪することがほとんどですが、英語ではそうであるとは限りません。堅苦しい書き方をすればフォーマルな印象にはなりますが、だからと言って申し訳ない気持ちが伝わるわけではないのです。

実際に相手を前にした時に出る言葉の方が、かえって謝罪の気持ちと誠実さがにじみ出るものです。ここでは、きちんと気持ちが伝わる文章を紹介します。

返信が遅れたことを率直に伝える

I’m so sorry I wasn’t able to get back to you sooner.
ご返信が遅くなり、大変申し訳ございません。
I am so sorry it took so long to write back.
ご返信が遅くなり、大変申し訳ございません。

返信が遅くなった理由を正直に言うのが良い時

I am sincerely sorry that I hadn’t seen your e-mail until now.
今の今までメールに気づかず、大変申し訳ありませんでした。

英語独特のフレンドリーでポジティブな釈明の仕方

Thank you for your patience with my slow response.
お待ちくださりありがとうございました。
Let me buy you lunch for this late reply.
返信が遅れてすみません。お昼をおごります。

返信が遅れたことを謝罪する英文メールを書く動画

この動画では、返信が遅れたことをお詫びするための英文メールの書き方を動画で紹介していますので、ぜひご覧ください。

返信をお願い・催促する

返信を感じよく催促するためのコツは、本文中に「いつまでに何が、なぜ必要か」を明記した上で、以下のように、締めの言葉では期限を曖昧にしたり、名言しないようにします。すると、読み終わった時の印象が柔らかくなります。

[例文1]
I will need the data in the Marketing meeting this Thursday, and I’ll also need some time to have a look at them the day before. Would that be possible? I look forward to hearing from you.
木曜日のマーケティング会議でデータを使う予定でして、また、その前日にデータに目を通す時間も必要です。それまでにいただくことは可能でしょうか?ご返信をお待ちしております。
[例文2]
As we are keeping another candidate on hold while we hope to receive your acceptance of our job offer, it would be great if we could hear back from you within the next couple of days.
良いお返事をいただけるのを祈る間、他の候補者に合否の通達を待っていただいている状態でして、1〜2日以内にご返信いただけると幸いです。

また、参加人数の事前の把握が必要なパーティーなどのイベントの招待状では、必ず返信をしてもらいたい時に「Please RSVP.」などと書きます。RSVPとは、フランス語の「Repondez s’il vous plait.」を略したもので、「お返事を下さい」という意味です。

Please RSVP by Nov. 16th.
11月16日までに参加の可否をおしらせください。

返信を催促する英文メールを書く動画

こちらの動画で実際に返信を催促する英文メールの書き方を紹介しています。

返信のお礼をする

Thank you for your quick response.
すぐにご返信頂き、ありがとうございます。
Thank you for replying so quickly!
すぐにご返信くださってありがとうございます!
I appreciate your swift response.
すぐにご返信頂き、ありがとうございます。
I would like to thank you for taking the time to get back to me.
返信のお時間を割いて頂き、ありがとうございます。

1つの文章だけ知っておけば「お返事を頂き、ありがとうございます」と伝える分には困りません。しかし毎回同じ言い回しでは、感謝の気持ちも伝わりにくいでしょう。色々な表現を知っておくと、より気持ちの通ったコミュニケーションが取れます。

返信は不要である旨を伝える

No need to reply.
返信は不要です。

上記の英文は、頭文字を取って「NNTR」と略されることがよくあります。社内や頻繁にコミュニケーションを取る相手とのやりとりで特に返信の要らないメールであれば、文章の最後に添えておくと良いでしょう。

返信の英文メールを作成してみよう


ここからは返信を催促したり、返信したりする実際的なメール文をそれぞれ見てみましょう。英文メールを作成する時に参考になればと思います。

英文メール例1:メールの返信を催促する

Subject: Re: Proposal for website renewal
 
Dear, Mr. Simmons,
 
Hello, I hope you are doing well.
 
I was wondering if you have already seen the e-mail I wrote to you last Monday with our proposal for your website renewal.
 
We understand that the plan is to launch the renewed website by the end of October. In order to make it in time, we would like to kick off the development by September 15th.
 
We would appreciate it if we could receive your feedback sometime this week.
 
Please don’t hesitate to contact us if you have any questions. We look forward to hearing from you.
 
Best regards,
Kento Tanigawa
 


 
件名:Re: サイト改善施策ご提案書のご確認依頼
 
シモンズ様、
 
お世話になっております。
 
先週の月曜日にサイト改善に関するご提案書をお送りしたのですが、メールはご覧になれましたか?
 
10月末までにリニューアルされるご予定だと認識しておりますので、9月月15日までには着手させていただきたく存じます。
 
今週中にご意見を頂けますと助かります。
 
気になる点やご不明点がありましたら、気兼ねなくご相談くださいませ。ご返信お待ちしております。
 
谷川健人

「お世話になっております」に対応する英語表現はないため、英文メールではすぐ本題に入って構いません。ただしあまりに唐突に書き出すよりも、「I hope you are doing well(あなたが元気であることを祈っています。)」と、一言入れておくと印象がよいでしょう。

また、ストレートに返信の催促をするよりも、「もしかしてこちらからのメールが届いていないのかと思いまして…」と何か問題があるのではないかと心配して、再度メールをしていることを伝えられると、相手を焦らせたり不快な気持ちにさせたりせずに済むでしょう。

英文メール2例:返信のお礼をする

Subject: Re: Re: Confirmation for meeting schedule
 
Dear Ms. Anderson
 
Thank you for your prompt response.
 
We are good with the meeting date you have requested. We will hold the meeting as follows.
 
2:00PM JST on Thursday, 8th October
Zoom meeting URL: https://www.ajsdf;aslkg351324.rem
 
We look forward to discussing with you.
No need to reply.
 
Kind regards,
Tanaka
 


 
件名:Re:Re:お打合せの日程について
 
アンダーソン様
 
早速ご返信頂き、誠にありがとうございます。
ご希望の日程でお打ち合わせをさせていただければと思います。

 
それでは下記の日程でお願いいたします。
 
10月8日(木) 14時JST〜
Zoom 会議室 URL: https://www.ajsdf;aslkg351324.rem

 
どうぞよろしくお願いいたします。
返信はご不要です。

 
田中

相手から返信をもらった時は、ひとまずそのことに対してお礼の言葉を述べましょう。またこのような最終確認が目的のメールでは、最後に「返信不要です」と一言添えておくと、相手に気を遣わせないような配慮が見えて親切です。

ビジネスメールで返信を催促する時の心構え

単語やフレーズを学習することは大切ですが、ビジネスの相手と友好な信頼関係を築いたり、保ったりするためには、連絡がスムーズにいかない時にも効果的にコミュニケーションを取ることが大事です。

メールの返信を催促するタイミング

ビジネスでは、返信を催促する場面がよくあります。あまり急かしても失礼になってしまいますが、催促しないと締め切りに間に合わない場合もありますよね。

相手に返信できない事情があったり、一般的に24時間以内に返信するのがマナーであるという風潮のある日本とは違い、英語が使われるビジネスの場面では「常識(しかも自分の住む文化圏という、世界のごく一部分の)」ではなく「受信者の都合と、案件の優先順位」で返信の有無やタイミングが決まります。

返信が遅くれてしまう、もしくは忘れた・無視した場合、自分や、ひいては勤める企業の信用が傷つく可能性がありますね。日本では「社会的信用が落ちる」のは大きなリスクであると考えられていて、実際に社会的印象が良くない企業にはある程度不都合があるかもしれませんが、相手によっては「このメールに今返信することにどれほどのメリットがあるか」という観点で見られることも考えなくてはなりません。

メールを送っても相手から反応がない場合は慌てず苛立たず、丁寧な言葉で催促のメールを送ってみたり、件名を読みたくなるようなものに変えてみたり、電話での連絡に切り替えてみるなど、コミュニケーションを工夫する方にエネルギーを注ぎましょう。

催促メールには件名に「Reminder」を付ける

曖昧な件名にしてしまうと、メールの確認を後回しにされてしまう恐れがあります。催促する場合のメールでは、前回のメールの件名に「Reminder」を付け加えると相手の注意を引けるでしょう。

Reminder:Request for sending materials
リマインダー:資料ご送付依頼の件

催促メールにも配慮のある言葉を添える

普段誰かに何かを要求する時、相手の気持ちや都合を考えると思います。それは日本語でも英語でも変わりません。

特にメールは、声のトーンや表情がお互いに分かりません。ですので、対面した時以上に言葉を選ぶことが必要とされます。催促するメールにも「お忙しいところ恐れ入ります」や「急かしてしまい、大変申し訳ないのですが」など、配慮のある言葉を添えるように心掛けていきましょう。

I’m sorry to hurry you when you must be very busy.
お忙しいところ急かしてしまい、大変申し訳ないのですが

【英語学習のTIPS】

ビジネスメールを英語で送るのは、何だかハードルが高いように感じてしまうかもしれません。毎回時間がかかってしまうと悩んでいる人も多いでしょう。

素早く、そつのないメールを作成するコツは、英文ビジネスメールの型を覚えてしまうことです。英文メールにはある程度の型が決まっています。あらかじめ基本の型を知っておけば、あとは目的や内容に応じて修正・追加していくと、時間や手間を省くこともできます。

一番有効な型の覚え方は、となりの席のイングリッシュスピーカーの英文メールを真似たり、自分が慣れるまで、書いたメールを軽く添削してもらうことです。でも日本で働いていると、そういった環境に恵まれている人はほんとうにごく一部だと思います。

そこで、私が勤める会社Bizmatesが提供する同名称のオンライン英会話サービスでは、ビジネス経験のある教師のみを採用しています。英語でのビジネスコミュニケーションを学ぶのがサービスの主な目的ですが、半年以上利用し続けている受講者の多くは、仕事で実際に送る英文メールの添削を教師に依頼したり、海外との仕事の進め方を都度相談したりするという利用の仕方をされています。

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まとめ

いくつも英文メールを書いて慣れるまでは、作成に時間をとられてしまいがちです。さまざまなシーンで効果的に、即時的に対応ができるようになるには、場数を踏むのと、場数をすでに踏んでいる人物からアドバイスを受けながら改善していくのが一番手っ取り早いですよ。


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