【保存版】悩まず書ける!英語メールの書き方の5つのポイント

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「英語のメールを書くのに1時間も使ってしまった!」
「同僚に、英語のメール内容をチェックして欲しいけど、毎回は頼みにくいな~」

など、英語のメールに苦戦しているビジネスパーソンは多いのではないでしょうか?

英語のメールに慣れていない方には、「変な英語になっていないか?」「意味が伝わっているか?」など不安が多いと思います。

でも、実は欧米のビジネスパーソンも使っている、英語メールの5つのポイントを使えば、だれでも今日から、英語のメールをわかりやすく短時間で書くことが可能です。

なぜなら、本日、紹介するのは欧米の多くのビジネスパーソンが、短い時間で、効率良くメールを書くために、使っている5センテンスルールといわれるテクニックだからです。

本日はオンラインビジネス英会話のBizmates(ビズメイツ)で英語教材プログラムを開発している日系カナダ人のHika Itoが、英語のメールの書き方について5つのポイントを解説いたします。

実はメールは、相手にほとんど読まれていない!

現代では、チャットのようなITツールや、スマートフォンの普及により、しっかりとメールが読まれない傾向にあり、メールを流し読みする方がほとんどなのです。それを裏付けるデータがあります。

69%の人はメールを、サラッとしか読まない
・1つのメールにかける時間は10秒以下
45%がスマホ等でメールを確認している

データ引用先:New Organizing Institute New Media Bootcamp The ultimate mobile email statistics overview

こういった背景から、メールを書くなら、短く、わかりやすいメールが求められるのです。

日本人のビジネスパーソンは「短すぎるメールは相手に失礼ではないか?」という思い込みや、外国人の相手を気づかうために、不自然に丁寧なフレーズを使う傾向があり、不必要に長く、わかりにくいメールになりがちです。

では、わかりにくいメールの例を見てみましょう。次のメールをご覧ください。

◆わかりにくいメールの例

Dear Hika,

Thank you for visiting our company on Nov. 16 to deliver a seminar on e-mail writing.
I learned many things about e-mail writing which I hope to use in my work in the future.

However, there was a point which I couldn’t understand completely. I asked another student about it, but he could not answer. So, I’d appreciate it if you could help me with this answer. Do you think it is OK to write “high priority” or “low priority” in the subject line? I think this is clear for the reader so it is helpful to them.

I know you are a very busy person, so please take your time to answer. I hope to see you again in the future.

 

丁寧なメールに感じるかもしれませんが、文章が丁寧すぎて、長く、わかりにくいメールになっています。

しかし、このメールを本日紹介する5つのポイントで書き直すと、下記のように短くわかりやすいメールになります。

◆わかりやすいメールの例(内容は上記メールと同じ)

Hi Hika.

Thank you for your exciting lesson on e-mail writing on November 16.
I have a question about e-mail subject lines.

Is it OK to write “high priority” or “low priority” in the subject line?
Could you please give me your advice?

See you at a future seminar.

Regards,

このメールは、下記の3点を確実におさえています。

(1)短く
(2)わかりやすい
(3)自然で丁寧

では、これからメールの書き方の5つのポイントを紹介いたします。

英語のメールの書く時間が劇的に変わる5つのポイントとは?

欧米のビジネスに広く知れ渡っている、5(ファイブ)センテンスルールがあり、そのルールを使えば、だれでも「短く、わかりやすい、丁寧な」メールを書くことができます。

先ほどのメールでポイントを紹介すると下記のようになります。

5point

本日はそのルールに基づいた下記の5つのポイントを紹介します。

ポイント①挨拶
ポイント②目的
ポイント③詳細
ポイント④アクション
ポイント⑤クロージング

それでは、ひとつずつ解説します。

ポイント①挨拶

職場でよく接する同僚の外国人などには、チャットのように返事をすることが多く、挨拶文は不要ですが、初めてメールを送る相手には、挨拶文が必要になるのは、日本も外国も同じです。

しかし、あまりに長い挨拶文は良くないです。下記に悪い例良い例をあげました。

×悪い例

The weather is getting warmer and the cherry blossoms are appearing in the streets of Tokyo. I hope you are enjoying…

天気は暖かくなり、東京の通りには桜の花が咲き始めました。あなたが楽しんでいることを願っています…

ビジネスには、不必要に丁寧すぎる挨拶文になっています。

〇良い例

I hope you’re enjoying the warm weather.

(あなたが、暖かい天気を楽しんでいることを願います)

挨拶文とは、このように短い方が、ビジネスでは好まれます。しかし、短ければ良いというわけではなく、失礼にならないようにする配慮が必要です。「メールをいただきありがとうございます。」という挨拶文で、よくある失敗ですが、

×悪い例

I received your e-mail.
(メールを受け取りました)

これだと少しダイレクトな表現で、失礼に感じることでしょう。ここでは下記の書き方が短くて丁寧な書き方です。

〇良い例

Thanks for your e-mail.
(メールを送っていただきありがとうございます)

このように、感謝を込めて書くのがポイントです。特に“Thanks for~”という表現は挨拶文にはとても便利です。

それでは、いろんなシチュエーションに応用が利く3つの挨拶文を紹介します。

◆様々なシチュエーションで使える3つの挨拶文

(1)メールの返信の冒頭で使う挨拶文
Thanks for your e-mail.
(メールをありがとうございます)

(2)同僚が次の打ち合わせのアジェンダを送ってきました。そこで返事をする挨拶文
Thanks for the agenda.
(アジェンダをいただきありがとうございます)

(3)MTG参加したメンバーたちに、MTGの議事録を送るときの挨拶文
Thanks for a great project meeting last Monday.
(先週の月曜日のMTGへの出席、ありがとうございます)

この3つパターンの挨拶文は使いまわしが効きやすいので、すぐに書けるようにしましょう。また、下記のフレーズも挨拶としてよく使いますので、覚えておきましょう。

◆外国人の同僚に、リクエストをするときの挨拶

I have a favor to ask you.
(あなたにお願いしたいことがあります)

 

ポイント②目的

挨拶が終われば、次にメールの目的を端的に書きます。短いメールのコツは、早い段階で、メールの目的を示すことです。まずは、悪い例と良い例を比較してみましょう。下記の2つの文章をみてください。

×悪い例

Yesterday, I was talking to Taka about having a meeting with the product team. And Taka recommended that the marketing team should join, too. I think it is good for you to join.

(昨日、TAKAと話しましたが、商品開発チームのMTGをやった方が良いのではないでしょうか?そしてTAKAがマーケティングチームもMTGに参加するべきじゃないかと言っていました。私もあなたがMTGに参加した方が良いと思います)

話口調のようになっており、事の経緯を説明するのに集中し過ぎています。メールの目的がわかりにくいです。

〇良い例

I’m writing to ask if you could join our project meeting to discuss…

(あなたにプロジェクトMTGに参加してもらいたいのですが・・)

このように、メールは目的を最初にはっきり書くことで、理解のしやすさが大きく変わってきます。目的に至った背景などを細かく書くことは、メールの読み手への理解を遅くしてしまうことにつながりますので、このように短くシンプルに書きます。

それでは、目的を書くために便利なフレーズを7つ紹介いたします。

 ◆目的を書くための便利な7つのフレーズ

※太字の部分が汎用的に使えるフレーズです

(1)Just a brief update on the project.
(プロジェクトの進捗をお知らせします)

 

(2)I’m writing to confirm my appointment on Apr. 4.
(4月4日の私のアポイントメントの確認をいたします)

 

(3)I’d like to ask you for your help with my presentation.
(私のプレゼンテーションを手伝って欲しいのですが)

 

(4)Could I ask you to send the Morgan Report?
(モルガンレポートを送っていただけませんか?)

 

(5)This is just to let you know that our meeting has been cancelled.
(打合せがキャンセルになったことをお知らせいたします)

 

(6)This is to confirm that the deadline for the financial report is August 5.
(ファイナンシャルレポートの締め切りは8月5日です)

 

(7)Here are the files you requested.
(添付ファイルをご覧ください)
※添付ファイルの時に使う「Please see attached file.」を日本のビジネスパーソンは良く使いますが、少し固い印象を受けます。

 

ポイント③詳細

 挨拶文や、目的は1行程度で書けますが、メール本文の詳細は長くなるため、書くのが英語初心者には大変かもしれません。しかし、実はカンタンにメールの詳細を書く方法があります。それが箇条書きです。では、箇条書きが、どのくらいメールが見やすくなるのか、悪い例と良い例で比較してみましょう。両方とも同じ意味です。

×悪い例(箇条書きではない)

Hi, Jim.

I really appreciate your volunteering to give me a hand preparing our meeting. All I need is help with the room as I’ve taken care of the agenda and the invitations. So, could you set up Room A? We’re expecting 30 people. They’ll also need to have copies of the handout so could you print them out for me too? And one last thing, we might need the projector (one of the managers mentioned having slides for his presentation), so could you set that up too?

飛ばし読みができず、1行1行集中して読まないと、詳細を把握できません。

〇良い例(箇条書き)

Hi, Jim.

Thanks for helping me prepare for our meeting. Could you please:

  • Set up Room A for 30 people
  • Print out 30 copies of the handout
  • Set up the projector

Can we meet 1 hour before the start of the meeting? Much appreciated.

箇条書きにすると、シンプルで非常にわかりやすいのです。詳細をカンタンにつかむことができます。

そして、箇条書きは、上記のようにコロンを使って、「Could you please:」と書けば、都度下記のように書く必要がなく、「Could you please」を省略して、箇条書きができます。

Could you please set up Room A for 30 people?
Could you please print out 30 copies of the handout?
Could you please set up the projector?

このように、箇条書きで書けば、メールを短くシンプルに、わかりやすくすることができるのです。しかも箇条書きでは、文と文のつなぎの接続詞を考慮する必要はありませんので、英語のメールに慣れていない方にこそ、おススメのテクニックなのです。

ポイント④アクション

メールには目的があり、相手にして欲しい行動、お願いしたいことがあるはずですから、お願いしたいことを遠慮せず、シンプルに書きます。ここのポイントは、日本的に「お忙しいと思いますが」ということは書く必要がありません。

また、期限をしっかり書くことも重要です。では、以下に悪い例と、良い例を紹介いたします。

×悪い例

I know you are busy, but I hope I can get the file soon.

(お忙しいとおもいますが、すぐにファイルを送ってください)

「お忙しいとは思いますが」という余計な言い回しや、期限に関しては「すぐに」という、あいまいなことを書いています。相手に行動をして欲しいときは、はっきりと目的と期限を伝えることです。

〇良い例

Could you please send me the file by 3PM on Monday, Oct. 10?

(10月10日月曜にの3時までにファイルを私に送っていただけますか?)

このように丁寧かつ、シンプルに伝えます。また、期限には上記のようにアンダーラインを引くと、わかりやすく丁寧なメールになります。

相手にアクションをとってもらうには、気をつける点は、命令口調にならないことです。下記に丁寧なフレーズを6つ紹介いたします。この6つは、ビジネスシーンでよく使うシチュエーションをおさえています。

◆相手にアクションを求める7つのフレーズ

※下記太字の部分が使えるフレーズです。

(1)So please check the agenda before our meeting.
(会議の前にアジェンダを確認して下さい)

 

(2)Can you call before 3PM today?
(午後3時に電話をかけてもいいですか?)

 

(3)Please confirm your attendance at least 1 day before the meeting.
(会議の1日前までに出席を確認してください)

 

(4)Could you send the file by noon today?
(本日の午後までにファイルを送っていただけますか?)

 

(5)Please don’t forget to bring a pen.
(ペンを持ってくるのを忘れないでください)

 

(6)I’d appreciate it if you could reply by next Monday morning.
(次の月曜の朝までに返事をくれるとありがたいです)

ポイント⑤クロージング

「クロージングが短いと相手に失礼じゃないか?」と思いがちですが、無理にメールを長くする必要はありません。長いクロージングは丁寧過ぎて、違和感を感じます。悪い例と良い例を紹介します。

×悪い例

I know our office is inconvenient for you. So, I really appreciate that you can come to our office on Monday.

(私のオフィスはあなたにとって不便かと思いますが、月曜に私たちのオフィスに来てくれるのを本当に感謝します)

これでは長すぎます。わかりやすいメールにするためには、丁寧で短いフレーズを使います。

〇良い例

Looking forward to seeing you at our office.

(あなたとオフィスでお会いできることを楽しみにしています)

このように短いクロージングのフレーズを使います。

 

それではクロージングに使いやすい6つのフレーズを紹介します。

◆クロージングの6つのフレーズ

シチュエーションにあわせて、下記の文例を使うと良いでしょう。また何度もやり取りする相手には、ときどき違うフレーズを使ってみるのも、丁寧なメールの書き方のコツです。いつも同じクロージングだと、心が入っていないと思われるからです。

(1)I hope to see you soon.
(すぐにお会いしたいと思います)

 

(2)Looking forward to working with you.
(あなたと働くことを楽しみにしています)

 

(3)Have a great weekend.
(良い週末を)

 

(4)See you on Monday.
(月曜日に会いましょう)

 

(5)Talk to you soon.
(すぐ話しましょうね)

 

(6)Have a safe trip.
(ご無事で)

メールの件名の3つのポイントは?

良い件名とは、メールの内容を”件名だけ”で伝えることができます。

件名のポイントは下記の3つです。

(1)件名だけで内容が伝わる
(2)後から探しやすい件名
(3)プライオリティを伝える

では、悪い例と良い例を比較して、メールの件名の違いを解説します。

×悪い例

Meeting

これは不親切な件名です、なぜなら、後でメールを探す時に、何のMTGなのか、メール本文を見ないと確認できないからです。

〇良い例

TA Sales Meeting – Rescheduled to Jun. 2@11:00AM

良いメールの件名とは、このようにテーマが最初に来ます。

この場合は「TA Sales Meeting」の件、そしてハイフンの後に、メールの詳細がカンタンにまとまっています。件名を見ただけで内容がわかるようになっています。

では、件名を作る練習してみましょう。

件名の練習問題

(1)この内容のメールだと、件名はどうなりますか?

Hi everyone,

I’ve just completed the FSA report and I’d like to request your feedback by May 1 before I submit the report to HQ.

(1)の件名例

FSA Report – Request for feedback by May 1

 

(2)この内容のメールだと、件名はどうなりますか?

Hi Jim,

I’m writing to confirm my schedule during my visit to Manila from Nov. 1-5. The details are as follows:

(2)の件名例

Visit to Manila Nov. 1-5 – Confirmation of schedule

 

(3)この内容のメールだと、件名はどうなりますか?

Hi everyone,

Here are the meeting minutes from our last Product Meeting on Feb. 12 to discuss the launch of product X.

(3)の件名例

Product Meeting Feb. 12 – Meeting minutes FYI

このように、メールの内容を読まなくても件名が理解できるものが理想な件名です。

英語のメールの書き方のまとめ

本日は英語のメールの書き方を紹介いたしました。紹介した5つのポイントを押さえれば、誰でも、カンタンに「短くて」「わかりやすい」「丁寧な」メールを書くことができます。

もし、英語のメールのレッスン(有料)を受けたい方は、私が監修した「Eメールライティングコース(初級)」に申し込むと良いでしょう。

まずは、無料体験レッスンから、お申込みください。

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