ビジネス英語
2023.05.10
英語での会議と電話会議をスムーズに進めるための必須フレーズ36+
［この記事でわかること］
英語での会議は、英語力に不安を抱える人にはハードルが高い、と感じるのではないでしょうか。
しっかりと準備をしたつもりでも、いざ本番となると緊張してしまいますよね。
他のどのビジネスの場面でも同じことが言えますが、英語の会議で交わされる英語にはパターンがあります。
今回は、英語の会議や電話会議、Web会議で頻出するフレーズを例文と一緒に紹介するので、ぜひ次の会議をスムーズに進めるために役立ててください。
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「会議」を意味する単語と使い方
「会議」と一言でいっても、開催される会議の規模の大きさなどによって単語を使い分けます。ここでは、「会議」を意味する5つの単語とそれぞれの使い方を見ていきましょう。
「会議」を意味する5つの単語
「打ち合わせ」や「会議」を意味する一般的な単語です。社内の打ち合わせやクライアントとの打ち合わせなど、比較的規模の小さい会議を表現します。まれに「集会」や「大会」など、大きい規模の会議にも使用されることもあります。
直訳すると「会議」「協議」という意味で、meetingに比べて規模の大きい会議を表現する時に使用されます。特に、国際会議や学会、また定期的に開催される定例会など、特定の目的を持つ会議に使用されることが多いです。多くの人が参加し、プレゼンや意見交換などが行われる場をイメージすると良いでしょう。
「協議会」「評議会」「審議会」など、行政や立法に関する会議を指します。
「convention center（コンベンションセンター）」という言葉を聞いたことあるのではないでしょうか？これは、展示会や会議などが開催される建物です。Conventionは外部から多くの参加者が集うイメージがあり、比較的規模の大きな会議を指します。
特定の議題について議論する場を指します。Forumと聞くと規模の大きな会合をイメージします。
ちなみに、以下は「会議」という意味ではなく、「集まり」や「飲み会」という意味の単語になります。
Get together
Gathering
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どの「会議」を使う？
では、「会議」の単語の使い分け方を覚えたところで、クイズで確認してみましょう！カッコ内にはどの「会議」の単語を使用するか考えてみてください！
World Assembly for Women is an international ( ) which has been held since 2014.
The annual Fronttech ( ) will be held in September next year.
The World Economic ( ) invites key leaders of every major industry every year.
We need to schedule another ( ) with Paul.
A fixed number of ordinary Diet ( ) is held every year.
1. conference
2. convention
3. forum
4. meeting
5. sessions
1 – 3は規模が大きな会議を意味し、会議の名称が固有名詞でない限り conference, convention, forumのどれでも当てはめることができます。
4は小規模な社内での「打ち合わせ」ということがわかるので「meeting」を使うのが適切です。
5については、行政や立法に関する内容なので、「session」が使用されます。
ビジネスで使える「会議」にまつわる8つの表現
ここでは、「会議室」「議事録」など、ビジネスでは会議ならではの用語を紹介します。
会議室
Could you reserve a meeting room?
会議室を押さえておいてくれますか？
会議の議題
I have attached the agenda for today’s meeting in this e-mail. Please have a look at it in advance.
本日の会議の議題をメールにて添付しましたので、事前にご確認下さいませ。
議事録
I couldn’t keep up with the meeting and couldn’t take the minutes.
会議についていけず、議事録がとれませんでした。
電話会議
Would it be possible for us to have a teleconference?
電話会議をさせていただけますか？
小規模なmeetingの場合は動詞としてよく have が使われ、規模が大きい conference などの場合はよく hold が使われます。
会議をする
We’ll have a meeting in the division before the general morning assembly.
全体朝礼の前に課でミーティングを開きましょう。
会議を開く・開催する
We will hold our next conference in September 2021.
次の会議は2021年の9月に開催します。
会議に参加する
Did you attend the last meeting? /
Did you participate in the last meeting?
前回の会議には参加されましたか？
会議を欠席する
I have a day off scheduled next Tuesday, so I guess I’ll miss the meeting. /
I have a day off scheduled next Tuseday, so I guess I won’t be able to make it to the meeting.
来週の火曜日はお休みを頂きますので、会議は欠席ということになります。
会議を後ろ倒しする/延期する
I think we need more time to think. Let’s push the meeting back to next week. /
I think we need more time to think. Let’s postpone the meeting to next week.
もう少し考える時間が必要だと思います。会議を来週に後ろ倒ししましょう。
会議の流れを覚えよう
普段行う日本語での会議は、ある程度決まった作法で行われますよね。英語での会議にも場面ごとにパターンがあり、よく使用される定番フレーズも多くあります。
ここでは例文を使って会議のおおまかな流れを見ていきましょう。
Step1：会議のはじめに
会議の始まりには以下の4つを行う、または共有します：
▼ 挨拶を行う
▼ 会議の目的
▼ アジェンダ
▼ 所要時間
自己紹介や誰が何を担当するのかなどについても触れるとよいでしょう。ただし定例会議など、頻度が高い会議の場合は、会議の目的の共有や所要時間の連絡などが適宜省略されます。
また、会議前にちょっとしたアイスブレイクがあることで、会議参加者とのコミュニケーションも取れ、後々の仕事もよい方向に進むはずです。
皆様お揃いですので、始めさせていただきます。私、高橋ケンと申します。今回の新規プロジェクトのディレクターを担当させていただきます。また、本日の会議では進行役を勤めさせて頂きます。Let me introduce you to our team now. This is Joe Tanaka our assistant director, and this is Mio Nakamura, who will be in charge of system design. It will mainly be the 3 of us working for this project.
当社のチームをご紹介します。アシスタントディレクターの田中と今回システム構築を担当させて頂きます中村です。この3名をメインに進めていきますので、よろしくお願い致します。Our meeting today should take about an hour and a half. Tanaka-san, it’d be great if you could take the minutes. Here’s our agenda. We will first discuss the goal and KPIs of the project and then move onto going over the plan. I sent you the details yesterday. Have you had a chance to take a look at them?
本日の会議はだいたい1時間半を予定しております。田中さんは議事録をお願いします。こちらが本日のアジェンダになります。はじめに本プロジェクトの目的とKPIについて、続いて計画を確認できればと思います。昨日、詳細をお送りしたのですが、ご確認いただけたでしょうか？Shane: Yes, we have.
はい、確認しております。
会議で頻出するフレーズ ①
会議を進行する時によく使われるフレーズを上記の例文からピックアップしたので、ぜひ実際の会議で使ってみてください。
本日は進行役を努めさせて頂きます。
皆様お揃いですね。
では、本日の会議を始めさせていただきます。
本日の会議はだいたい1時間半を予定しています。
田中さん、議事録をお願いします。
こちらが本日のアジェンダです。
昨日、詳細をお送りしたのですが、ご確認いただいておりますでしょうか？
Step2：会議を進める
では中村さん、お願いします。Mio: OK. First of all, regarding our KPIs, the current website generates 100,000 views per month, and the conversion rate is 0.5%. Our aim is to increase it to at least 1.5%. Do you have any questions or concerns so far?
はい。まずKPIに関してですが、現行のウェブサイトは毎月10万回閲覧されており、コンバージョン率は0.5%です。目標はこれを1.5%にまで引き上げることです。ここまでで気になるところやご質問はありますか？Shane: I was wondering. What’s causing the conversion rate to be so low?
気になったのですが、コンバージョン率を低くしている要因は何ですか？Mio：There are several reasons. For example, there is too much text explaining the product, and not much text communicating the relevance of the product to the customer. The order information is presented is also not optimal.
要因はいくつかあります。たとえば、商品に関する説明の文字が多く、商品がなぜ必要かについてはあまり言及がありません。また、情報が出されている順番も最適化されていません。In short, the website content is not presented in a persuasive manner. Let me go over these points in detail later.
つまりウェブサイトの情報が説得力のある形で提示されていません。これについては後ほど詳しくお話しします。
新しい議題に入る時は、まずこれまでの進捗状況や背景に触れ、結論、詳細と順を追って説明するとわかりやすくなります。
会議で頻出するフレーズ ②
では中村さん、お願いします。
〇〇に関してですが、…
ここまででご質問や気になるところはありますか？
つまり、…
これについては後ほど詳しくお話しします。
Step3：会議を終わらせる
そろそろお時間ですね。アジェンダは全て消化できたかと思いますが、他になにか気になる点などございませんか？Shane: I don’t have any questions now. But could you give us a quotation as soon as possible?
今のところ大丈夫ですが、できれば早めに見積もりを頂けますか？Ken: Yes, we’ll arrange that for you within this week. Also, we will send you the minutes, so if you have any questions later, please don’t hesitate to contact us.
承知しました。今週中にはお送りできるように手配しますね。また、今日の議事録をお送りしますので、あとで気になるところがありましたら、ご連絡ください。Shane: OK. Thank you.
わかりました。ありがとうございます。Ken:Thank you very much for your time.
本日は貴重なお時間をありがとうございました。
会議の終わりでは、内容について質問がないかを確認する時間を確保しておきましょう。追加で資料の送付などがある場合には、いつ頃までに対応できるかを伝えておくとスマートですね。また「Thank you very much for your time」と最後に一言加えることで、相手に与える印象がよりよくなります。
会議で頻出するフレーズ ③
そろそろお時間ですね。
アジェンダは全て消化できたかと思います。
他になにか気になる点などございませんか？
あとで気になるところがありましたら、ご連絡ください。
本日は貴重なお時間をありがとうございました。
番外編：WEB・テレビ会議で使えるフレーズ
最近ではWEB会議や電話会議も多くなりましたので、WEB会議ならでの例文も見ていきましょう！在宅勤務が一般的になった現在、よく交わされるスモールトークから、どのように本題に入るかに注目しましょう。
（WEB会議にて）
Ken: Hello. Our assistant Shiho seems to be having trouble with her connection. It would be great if we could wait for a few more minutes.
お世話になっております。まだアシスタントの田中がネットの接続が悪く、入れないそうなので、少々お待ち頂けますか？
Shane: No problem. Is everyone working from home these days?
大丈夫ですよ。最近はみなさんリモートワークされているんですか？
Ken: Yes. Most of us work remotely at least half the week. We have lots more online meetings now. How is it at your company?
そうですね。ほぼ全員、週の半分以上はリモートで仕事をしているので、打合せもWEB会議が増えましたね。御社ではいかがでしょうか？
Shane: We work from home 2 days a week, so it’s pretty much the same as your company.
弊社では週2日在宅勤務になっているので、御社とほぼ同じですね。
Ken: I see. I needed a little time to get used to working from home, but I think things are working out for everyone now. Oh, I think that’s Shiho. I guess we have everyone. So today, I would like to talk about the figures for last month. Let me share my screen. Can everyone see it?
そうなんですね。時間はかかりましたけど、もうみんな慣れてきたと思います。あ、田中がつながりましたね。みなさまお揃いですね。では先月の数字についてお話ししたいと思います。画面を共有します。みなさん見えますか？
Shane：Yes.
はい。
…
Ken: So I think that’s about it for today. Thank you very much. Talk to you later. Good bye.
本日は以上になります。ありがとうございました。それでは失礼いたします。
WEB・テレビ会議の場合、接続環境によってはスムーズに会議が始められないケースもあります。その際には実際の仕事内容とは直接関係のない話題などのスモールトークを展開して、雰囲気を和ませるのもいいですね。
また、参加者全員に画面を共有できているか、資料が見えているかなどを確認するフレーズも覚えておくと便利です。
会議で頻出するフレーズ ④
〇〇 がネットの接続が悪く、入れないそうなので、少々お待ち頂けますか？
みなさまお揃いですね。
画面を共有いたします。みなさん見えますか？
英語会議の4つのポイント
英語での会議は普段から慣れていないと、緊張して言葉に詰まってしまったり、頭が真っ白になってしまうこともあるでしょう。
ここでは単語やフレーズを覚えること以外で、英語会議を乗り切るためのポイントを4つ紹介します。
① ジェスチャーや表情を大切に
英語での会議に苦手意識を持っている人は、ジェスチャーをつけたり、表情を明るくつくることを心掛けましょう。そうすることで、相手にも何とか伝えようとする姿勢が感じられるはずです。また会議の雰囲気もよくなるため、一石二鳥です！
② 英語の会議ではできるだけシンプルな表現を使おう
つい気負いがちな英語での会議ですが、無理して難しい英語で表現をしないことも大切です。会議の参加者が全員ネイティブスピーカーであるとは限りません。シンプルな英語でゆっくりと話すことで、意思の疎通や参加しやすい雰囲気を保つことが大事です。
③ 重要なポイントは前置きした上で話す
会議やプレゼンでは、情報の重要性の優劣がわかりやすいように、大事なポイントを発言する前に一言、前置きすると効果的です。以下のフレーズを紹介していきます。
興味深いことに、…
What’s interesting is our customers responded very positively to simple packaging.
興味深いことに、お客様はシンプルなパッケージに良い反応を示しました。
ここでのポイントは、…
My point here is we should look at the long term benefits of running social media.
ここでのポイントは、ソーシャルメディアを運用することの長期的なメリットを検討する必要があるということです。
最大の問題は、…
The biggest problem is the service is not satisfying loyal customers.
最大の問題は、サービスによってリピーターのお客様が満足できないことです。
私たちの目標は、…
Our goal is to convert these website visitors into potential customers.
私たちの目標は、これらのウェブサイトの訪問者を潜在的な顧客に変えることです。
④ビジネスの上ではかかせない事前調査
ビジネスの基本ともいえるのが事前調査です。会議でお会いする相手の会社の事業内容だけでなく、可能であれば担当者のプロフィールも確認しておきましょう。
情報収集をしておくことで気軽なスモールトークも切り出せて、会議の雰囲気も和むでしょう。また、初対面の相手との会議の場合は、ビジネスで役立つLinkedinなどのSNSを利用して情報収集するのもおすすめです。
【英語学習のTIPS】
「あ、これは使えるようになりたい！」「あ、これは絶対に使う！」英単語やフレーズを見たり聞いたりしたら、一旦メモしておきましょう。いつ使うかわからないフレーズを100個覚えようとよりも、必ず使う機会があると思うフレーズを5つ覚え、会話で実際に繰り返し使ってみる方が効率的に上達できます。
なぜなら、言語は実際に使って相手の反応を見るというステップを踏まなければ、身につかないからです。語彙とは、知っている単語の数ではありません。実際に使える単語の総数です。
今回の記事でも自分が必ず使うと思うものだけをピックアップし、次の会議で必ず使ってみてください。
英語での会議と電話会議に関するよくある質問
電話会議が始まるときの挨拶では、何を言えばいいのでしょうか？
自己紹介や、自分の担当についてすこし触れると良いでしょう。天気や相手の国のニュースなど一般的な話題から入るのも良いですね。
参加者とのコミュニケーションが円滑になるような内容を発言するようにしましょう。使えるフレーズを記事内に掲載しています。
電話会議で気を付けるべきことは何ですか？
まずは発言をするようにしましょう。英語力に自信が無くても、黙っていては意味がありません。
ジェスチャーや表情で工夫して、会議中に1回は必ず自分の意見を伝えましょう。
この記事でも紹介している伝え方のフレーズを参考にしてみてくださいね。
自分が司会者の場合、注意するべきことはありますか？
会議全体の流れを組み立てることはもちろんですが、アイスブレイクの時間を設けるなどして議論が円滑に進むよう工夫しましょう。
お互いを理解するための時間を作ることによって、発言しやすい雰囲気作りができます。
6.まとめ
会議そのものを充実した内容にするのはもちろん、参加者にわかりやすい英語で情報を伝えることも重要です。
重要なポイントを効果的に伝えるために、頻出フレーズをマスターすることが大切ですね。
今回紹介したフレーズを実際の会議の場面で繰り返し使い、自然な形で口から出てくるようになるまで練習しましょう。
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会議での効果的な話し方やフレーズなど、より実践的な話し方はもちろん、会議でのコミュニケーションの取り方までアドバイスします。
大切な会議の準備をぜひお手伝いさせてください。
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